Apa Itu Surat Keterangan Kerja? Panduan Membuat dan Fungsinya

Surat keterangan kerja merupakan salah satu dokumen penting yang diperlukan oleh seorang karyawan atau pekerja di Indonesia. Dokumen ini berisi informasi tentang identitas pekerja, jabatan, dan periode kerja di sebuah perusahaan. Surat keterangan kerja dibutuhkan oleh para pekerja dalam berbagai keperluan administrasi, perbankan, dan visa.

Bagi perusahaan, memberikan surat keterangan kerja adalah salah satu tugas penting dari departemen sumber daya manusia. Surat keterangan kerja yang tepat dan akurat dapat memberikan manfaat bagi perusahaan, seperti meningkatkan kredibilitas dan reputasi perusahaan dalam dunia kerja dan bisnis.

Dalam panduan ini, akan dibahas secara detail tentang pengertian surat keterangan kerja, tujuan dari penggunaannya, persyaratan yang harus dipenuhi, cara membuat surat keterangan kerja yang benar, isi dokumen, manfaat, dan contoh surat keterangan kerja. Semua informasi yang disajikan dalam panduan ini diharapkan dapat membantu para karyawan dan perusahaan dalam membuat dan menggunakan surat keterangan kerja secara efektif dan efisien.

Pengertian Surat Keterangan Kerja

Surat Keterangan Kerja atau yang sering disingkat sebagai SKK adalah salah satu dokumen penting yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk karyawan atau pekerja. SKK berisi informasi tentang identitas perusahaan, identitas karyawan, jabatan, masa kerja, dan beberapa informasi lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan. Dokumen ini digunakan sebagai bukti resmi bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan dengan status karyawan tetap ataupun kontrak.

Menurut peraturan perundangan-undangan di Indonesia, surat keterangan kerja wajib diberikan oleh setiap perusahaan baik itu berbentuk badan hukum maupun perseorangan kepada karyawan atau pekerjanya. Hal ini bertujuan untuk menghindari adanya sengketa atau masalah hukum di kemudian hari terkait dengan status karyawan dan masa kerja.

Pengertian Lain dari Surat Keterangan Kerja

Selain dikenal sebagai Surat Keterangan Kerja, dokumen ini juga memiliki sejumlah nama lain tergantung pada konteks penggunaannya. Beberapa nama lain dari Surat Keterangan Kerja antara lain:

• Surat Pengalaman Kerja
• Surat Keterangan Bekerja
• Surat Keterangan Berbadan Sehat

Penamaan tersebut tergantung pada keperluan dan jenis dokumen yang diperlukan oleh karyawan atau pekerja. Namun pada intinya, dokumen tersebut merujuk pada hal yang sama yaitu sebagai bukti resmi dari perusahaan yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di tempat tersebut.

Tujuan Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja memiliki beragam tujuan yang ingin dicapai oleh karyawan atau pekerja. Beberapa tujuan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Keperluan administrasi

Surat keterangan kerja dapat digunakan untuk keperluan administrasi, seperti pengajuan kartu BPJS, pembuatan kartu tanda penduduk (KTP), dan keperluan lainnya yang memerlukan identifikasi sebagai karyawan atau pekerja.

2. Perbankan

Banyak bank yang memberikan kredit atau pinjaman hanya kepada orang yang memiliki pekerjaan tetap dan dapat menunjukkan surat keterangan kerja sebagai bukti penghasilannya.

3. Visa

Apabila seorang karyawan atau pekerja ingin bepergian ke luar negeri untuk keperluan pekerjaan atau studi, seringkali surat keterangan kerja diperlukan sebagai syarat untuk pengajuan visa.

4. Keperluan hukum

Apabila seseorang terlibat dalam sebuah kasus hukum, surat keterangan kerja dapat digunakan sebagai bukti pekerjaannya.

5. Keperluan pribadi

Surat keterangan kerja juga dapat digunakan untuk keperluan pribadi, seperti pengajuan kredit rumah atau kendaraan.

Catatan:

Perlu diingat bahwa tujuan dari surat keterangan kerja bergantung pada kebutuhan dan kepentingan masing-masing karyawan atau pekerja. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa surat keterangan kerja yang diberikan oleh perusahaan memenuhi persyaratan dan kebutuhan yang diinginkan.

Syarat Surat Keterangan Kerja

Sebelum memperoleh surat keterangan kerja dari perusahaan, seorang karyawan atau pekerja harus memenuhi berbagai syarat yang telah ditentukan. Beberapa syarat tersebut antara lain:

1. Bertanggung jawab atas tugas dan pekerjaannya. Seorang karyawan harus mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan berhasil menyelesaikan pekerjaannya pada waktu yang telah ditentukan.
2. Tidak melanggar peraturan perusahaan. Seorang karyawan harus patuh pada semua peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan tidak melakukan tindakan yang melanggar norma dan etika perusahaan.
3. Tidak sedang dalam proses penyelesaian sengketa hubungan kerja. Seorang karyawan harus sudah menyelesaikan semua sengketa hubungan kerja yang ada.
4. Bekerja secara resmi dan memiliki gaji yang tetap. Seorang karyawan harus bekerja secara resmi di perusahaan, memiliki gaji tetap, dan telah bekerja minimal selama 1 tahun di perusahaan.
5. Memiliki NPWP dan kartu identitas resmi. Seorang karyawan harus memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan kartu identitas resmi seperti KTP atau paspor.

Catatan:

Perusahaan dapat menetapkan syarat lain yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan sebelum memperoleh surat keterangan kerja. Oleh karena itu, sebaiknya seorang karyawan mengetahui persyaratan yang berlaku di perusahaan tempat dia bekerja agar dapat memperoleh surat keterangan kerja dengan mudah.

Cara Membuat Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja merupakan dokumen penting yang harus dimiliki oleh setiap karyawan atau pekerja. Bagi yang belum pernah membuatnya, tentu akan kesulitan dalam mengetahui format yang tepat dan persyaratan yang diperlukan. Oleh karena itu, berikut adalah langkah-langkah praktis dalam membuat surat keterangan kerja:

1. Siapkan kertas surat resmi yang berukuran A4.
2. Tulis nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan fax di bagian atas kertas. Gunakan huruf kapital untuk menuliskan nama perusahaan.
3. Tulis tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas kertas.
4. Tulis identitas karyawan atau pekerja, seperti nama lengkap, nomor identitas, jabatan, dan masa kerja di perusahaan.
5. Tulis tujuan pembuatan surat keterangan kerja, seperti untuk keperluan administrasi, perbankan, atau visa.
6. Sebutkan tanggung jawab karyawan atau pekerja selama masa kerja di perusahaan.
7. Tulis cap dan tanda tangan pengesahan dari atasan langsung karyawan atau pekerja di bagian bawah kertas.

Dengan meng ikuti beberapa langkah di atas, maka surat keterangan kerja yang dihasilkan akan sesuai dengan format yang tepat dan memenuhi persyaratan yang diperlukan. Pastikan untuk memeriksa kembali surat keterangan kerja yang telah dibuat agar tidak terjadi kesalahan dalam penulisan identitas atau data lainnya.

Jika Anda masih kesulitan dalam membuat surat keterangan kerja, Anda dapat berkonsultasi dengan bagian HRD di perusahaan atau mencari referensi dari contoh surat keterangan kerja yang telah ada.

Isi Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja merupakan dokumen yang berisi informasi tentang identitas perusahaan dan karyawan, serta beberapa informasi penting lainnya. Berikut adalah beberapa komponen utama yang harus terdapat dalam surat keterangan kerja.

1. Identitas Perusahaan

Pada surat keterangan kerja, perlu dicantumkan identitas perusahaan yang bersangkutan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Hal ini berguna untuk memudahkan dalam proses verifikasi dan validasi dokumen.

2. Identitas Karyawan

Identitas karyawan juga harus dicantumkan dalam surat keterangan kerja, seperti nama lengkap, nomor identitas, alamat, dan tanggal lahir. Ketika melakukan proses pengajuan dokumen, identitas karyawan ini akan terus diverifikasi untuk memastikan kebenaran data.

3. Jabatan dan Periode Kerja

Pada surat keterangan kerja, perlu dicantumkan jabatan karyawan yang bersangkutan, seperti posisi di perusahaan dan departemen yang dipegang. Selain itu, juga perlu dicantumkan periode kerja karyawan tersebut di perusahaan.

4. Gaji dan Tunjangan

Surat keterangan kerja juga mencantumkan informasi tentang gaji dan tunjangan yang diterima oleh karyawan. Informasi ini akan berguna untuk keperluan administrasi dan pengajuan pinjaman.

5. Tugas dan Tanggung Jawab

Surat keterangan kerja juga mencantumkan tugas dan tanggung jawab karyawan selama bekerja di perusahaan. Informasi ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan dan keterlibatan karyawan dalam perusahaan.

6. Penilaian Kinerja

Informasi tentang penilaian kinerja karyawan juga dapat dicantumkan dalam surat keterangan kerja. Hal ini akan berguna untuk pengajuan promosi atau keperluan lainnya.

Kegunaan dan Manfaat Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja memiliki kegunaan dan manfaat yang sangat penting bagi karyawan dan perusahaan. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai hal tersebut:

Kegunaan Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja digunakan untuk keperluan administrasi, seperti pembuatan kartu tanda penduduk (KTP), akta kelahiran, dan dokumen penting lainnya. Selain itu, surat keterangan kerja juga dibutuhkan untuk mengurus izin tinggal di luar negeri, seperti visa, serta untuk mengajukan pinjaman atau kredit di bank.

Bagi perusahaan, surat keterangan kerja juga memiliki kegunaan yang penting. Surat keterangan kerja dapat membantu perusahaan dalam memperoleh kepercayaan dari berbagai pihak, seperti investor, klien, dan lembaga pemerintah. Dengan adanya surat keterangan kerja, perusahaan dapat membuktikan bahwa karyawannya memang benar-benar bekerja di perusahaan tersebut.

Manfaat Surat Keterangan Kerja

Manfaat utama dari surat keterangan kerja adalah sebagai bukti resmi bahwa seseorang bekerja di suatu perusahaan dalam waktu tertentu. Dengan adanya surat keterangan kerja, karyawan dapat memperoleh kepercayaan dari berbagai pihak, seperti pemberi kerja baru, bank, dan lembaga pemerintah.

Bagi perusahaan, manfaat dari surat keterangan kerja adalah memperkuat reputasi perusahaan. Surat keterangan kerja dapat membantu perusahaan dalam memperoleh pengakuan dari berbagai pihak, seperti lembaga pemerintah dan klien, serta memberikan rasa aman dan nyaman bagi karyawan.

Dengan adanya surat keterangan kerja, karyawan dapat merasa lebih tenang dan yakin mengenai jabatan dan statusnya di perusahaan, sementara perusahaan dapat memperoleh kepercayaan dari berbagai pihak dan meningkatkan reputasinya.

Contoh Surat Keterangan Kerja

Berikut adalah contoh surat keterangan kerja yang dapat digunakan sebagai referensi dalam pembuatan surat keterangan kerja yang baik dan benar:

Surat Keterangan Kerja

Nomor: SKK-01/PJK/III/2021

Kepada Yth.

Konsulat Jenderal Amerika Serikat

di Jakarta

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini, menerangkan bahwa:

Nama : Nurul Huda

Tempat/Tanggal lahir : Jakarta, 1 Januari 1990

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Status Pernikahan : Belum Menikah

Alamat : Jl. Merdeka No. 10, Jakarta Pusat

No. KTP : 1234567890123456

No. NPWP : 123456789012345

No. Telp : 081234567890

Merupakan karyawan tetap kami dengan jabatan Staff Administrasi sejak tanggal 1 Januari 2015 hingga saat ini.

Surat keterangan ini kami berikan atas permintaan yang bersangkutan untuk keperluan visa studi ke Amerika Serikat.

Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Indah Persada

Ttd.

Agus Susanto

General Manager

Dari contoh surat keterangan kerja di atas, terlihat bahwa surat keterangan kerja harus mencantumkan identitas perusahaan, identitas karyawan, jabatan, periode kerja, dan tujuan surat keterangan kerja. Pastikan bahwa surat keterangan kerja yang dibuat memenuhi persyaratan dan standar yang berlaku agar dapat digunakan sebagai bukti resmi atas pekerjaan yang telah dilakukan.

Kesimpulan

Surat keterangan kerja merupakan dokumen resmi yang sangat penting bagi karyawan dan perusahaan. Dalam artikel ini, telah dijelaskan secara lengkap mengenai pengertian, tujuan, syarat, cara membuat, isi, kegunaan, manfaat, serta contoh surat keterangan kerja.

Dalam membuat surat keterangan kerja, perlu memperhatikan persyaratan yang harus dipenuhi agar surat tersebut sah dan dapat diakui oleh lembaga penerima. Selain itu, isi surat keterangan kerja yang lengkap dan akurat juga sangat penting.

Surat keterangan kerja dapat digunakan untuk berbagai keperluan administrasi, seperti untuk perbankan, visa, dan sebagainya. Selain itu, surat keterangan kerja juga dapat menjadi acuan bagi karyawan dalam mencari pekerjaan baru.

Dalam menghadapi persaingan dunia kerja yang semakin ketat, memiliki surat keterangan kerja yang baik dan benar dapat menjadi nilai plus bagi seorang karyawan. Oleh karena itu, setiap karyawan dan perusahaan harus memahami betul mengenai surat keterangan kerja agar dapat memanfaatkannya dengan baik.